En Global Campus, todos nuestros proyectos están relacionados y se nutren entre sí. En esta ocasión, nos centramos en uno especialmente transversal y de gran importancia tanto a nivel organizativo como estratégico. Se trata de Control económico y legal y procedimientos / Compliance & Procedures, liderado por Carolina Castillo, licenciada en Administración y Dirección de Empresas (ADE) y máster en Gestión Fiscal y Fiscalidad de Empresas.
Nadie mejor que Carolina para darnos el detalle de este interesante proyecto.
Autora: Carolina Castillo
Uno de los retos de Global Campus Nebrija es mejorar la organización, eficacia y capacidad del equipo. El proyecto que lidero, Compliance and Procedures, tiene mucho que ver con este cometido ya que tiene como objetivo principal optimizar el funcionamiento interno del departamento así como mejorar la coordinación con el resto de áreas funcionales de la Universidad.
Para mí lo más bonito de este proyecto es cómo se nutre de cada uno de los proyectos de mis compañer@s y lo mucho que puede aportar a su vez al equipo y a la comunidad Nebrija.
Podemos diferenciar tres áreas dentro de este proyecto: legal, organizativa y económica. A medida que os vaya contando sobre cada una de ellas podremos ir viendo cómo realmente se puede ir enlazando con otros proyectos. Siempre intentamos pensar de forma colaborativa e ir buscando sinergias ya que creemos que es la mejor manera de ser productivos y eficaces.
Área organizativa
En el área organizativa ponemos sobre todo el foco en el flujo de trabajo diario. En este aspecto es muy importante saber aprovechar la experiencia que vamos adquiriendo a lo largo de los años. ¿Cómo conseguimos esto? La clave está en la procedimentación. Parece una respuesta demasiado lógica, sin embargo, no en todas las empresas existe esta cultura de procedimentar y nos parece crucial para alcanzar estos objetivos.
Por ello en GCN se ha llevado a cabo la elaboración de una serie de procedimientos, guías y manuales relativas a diferentes ámbitos.
Por un lado contamos con procedimientos que describen las actividades que llevamos a cabo internamente en el departamento. Entre ellos destacaría la “Guía de Actuación GCN” en la que se centraliza toda la información relativa a la operativa diaria de GCN.
Por otro lado hemos elaborado una serie de manuales destinados a alumnado y profesorado que sirven para instruirles en el manejo de las distintas plataformas virtuales. La Guía de Plataformas Virtuales para alumnos es el documento que les guía tanto en Blackboard como en el correo electrónico y el Portal del Alumno. Este documento se complementa con la Netiqueta para asesorarles sobre la manera correcta de comunicarse en los foros, videoconferencias o cualquier otra herramienta online. También ponemos a disposición del profesorado guías que se pueden consultar en el Campus de Innovación Docente, campus que forma parte del proyecto de Natividad Reyes: Guía Blackboard Learn para profesores, Plataformas Virtuales Nebrija, Formatos de contenido para publicar en el campus virtual, la Guía Global Campus Nebrija.
Hay que tener en cuenta que todos estos procesos no son siempre estáticos y que pueden producirse modificaciones. Es por ello que debemos estar al tanto de todos estos cambios y llevar a cabo la actualización constante de los documentos. En ese trabajo estamos inmersos este año, en la actualización de todas estas guías.
Para poder completar el trabajo y que sea efectivo es igualmente necesario que se comuniquen adecuadamente estos cambios. Por ello debemos hacer hincapié en que la información fluya dentro del departamento y entre GCN y el resto de departamentos de la organización.
Toda la información recogida en estos documentos tiene el complemento perfecto en los videotutoriales que con tanto mimo realiza GCN como parte del proyecto que lidera Miriam Munilla.
Área de control económico y legal
La parte de control económico y normativo nace debido a la evolución del departamento y su introducción en la estructura de la Universidad empezando a gestionar desde el año 2015 su propio presupuesto a través de la herramienta Planes Operativos.
Además desde GCN se han desarrollado en estos últimos años los proyectos In Company (Leire Nuere) y Metodología Integrativa (Cristina Villalonga) así como el proyecto de Digitalización de contenidos que actualmente lidera Sonia Rodríguez y esto ha generado una creciente necesidad de controlar los aspectos legales de los convenios y contratos que se firman en relación a estos proyectos, siempre con la ayuda del departamento de Asesoría Jurídica de la universidad, que nos guía y asesora en estos temas.
Hemos organizado algunas actividades de extensión universitaria y actos como Elearnia 2017 (proyecto que lideró Paloma de Cruz) que tuvo lugar en Berzosa. En estos eventos fue necesario gestionar un exhaustivo control presupuestario para ser coherentes con las previsiones de gasto.
Además, se incluye en este proyecto el Repositorio de contenidos, desarrollado con los compañeros de biblioteca: El volumen de información y producción científica que genera la Universidad hace que sea necesaria la creación de un repositorio de contenido institucional. De esta manera podemos catalogar estos contenidos y ponerlos a disposición de la Institución. Para ello se hace uso de la herramienta Content Collection, espacio integrado en la plataforma Blackboard Learn.
Estrechamente relacionado con este proyecto se encuentra el del establecimiento de unos criterios de calidad comunes que se han de cumplir por parte de los contenidos elaborados por nuestros docentes.
El proyecto de Repositorio está en un estado muy avanzado ya que el curso pasado se consiguió registrar en Content Collection el 75 % de los contenidos de los programas online y blended. Este curso nos hemos propuesto conseguir que la totalidad de los contenidos que se aprueben queden registrados. De esta manera contaremos con un repositorio de contenidos accesibles para profesorado y alumnado que aportará calidad a los programas.
Y hasta aquí lo más destacable del proyecto que lidero y que, aprovechando las sinergias con el resto de proyectos de Global Campus, nos ayuda a optimizar nuestra organización y a mejorar nuestro funcionamiento tanto a nivel interno como respecto a otras áreas de la universidad.
Carolina Castillo
Secretaria de Global Campus y responsable del proyecto «Compliance & Procedures»