Aquellos que, por desgracia, ya tengamos una cierta edad y, por fortuna, hayamos disfrutado de una experiencia Erasmus, recordaremos con nostalgia todo el papeleo que debíamos afrontar antes, durante y después de nuestra estancia en el extranjero. No obstante, los tiempos avanzan con urgencia y, propulsados por los efectos de la pandemia, en 2015 la Comisión Europea comenzó una andadura para digitalizar la gestión del programa Erasmus+. Esta iniciativa, denominada Erasmus Without Papers (EWP), persigue una serie de objetivos estratégicos y se articula mediante un conjunto de acciones digitales.
Los objetivos de Erasmus Without Papers
En primer lugar y como su propio nombre indica, la finalidad más elemental de esta iniciativa consiste en la sustitución del formato físico de los documentos en favor de un soporte digital. Para ello, la Comisión Europea centra sus esfuerzos en estructurar una macro base de datos que aglomere la información de todas las universidades −y sus respectivos alumnos− participantes en el programa Erasmus. Sobre esta base de datos se están generando un conjunto de plataformas web y aplicaciones móvil que tanto el personal de las universidades como los estudiantes podrán utilizar para llevar a cabo los trámites de sus movilidades.
A este respecto, Erasmus Without Papers también persigue la estandarización de los procesos y los datos. Tengamos en cuenta todas las partes que intervienen en la gestión de un intercambio Erasmus: desde el propio participante, en un lado de la cadena, hasta el personal de la Unión Europea que traza las líneas maestras del programa, en el otro; de por medio, oficinas de relaciones internacionales, facultades, departamentos económicos, secretarías de cursos y otros muchos actores. Ante esta perspectiva, era necesario un proyecto que favoreciese la unificación de los procesos académicos, económicos y administrativos del programa Erasmus y que, por tanto, igualase las condiciones de participación.
Por último, pero desde luego, no menos importante, la iniciativa busca la disminución de las diferencias ocasionadas por la brecha digital entre los diferentes estados miembros de la Unión Europea. Las herramientas empleadas de ahora en adelante en este proceso de digitalización tendrán un carácter público, así como el acceso a todos los recursos complementarios (manuales, tutoriales, videoconferencias explicativas, etc.). En este sentido, conviene recordar que una de las prioridades del programa Erasmus+ para el periodo 2021-2027 es la transformación digital, por lo que EWP cristaliza la ambición de reducir las diferencias entre instituciones y/o estudiantes europeos, en un continente donde el 42% de las personas no cuenta con las competencias digitales básicas.
Las acciones digitales de Erasmus Without Papers
Uno de los componentes principales en esta etapa de digitalización es el Erasmus+ Dashboard. Se trata de una plataforma web donde las instituciones educativas podrán controlar los procesos administrativos clave del programa Erasmus. En este sentido, los trabajadores de aquellas instituciones cuya información se encuentre ya en la base de datos mencionada anteriormente, tan solo deben generar un login con su correo institucional y una contraseña. Una vez dentro, dichos usuarios poseen diferentes permisos, editables en todo momento de acuerdo con sus correspondientes responsabilidades. Además, la plataforma permite introducir información predeterminada sobre la institución educativa en cuestión, de forma que se complete automáticamente en las acciones más habituales.
En concreto, a día de hoy, esta aplicación digitaliza toda la gestión relacionada con dos documentos fundamentales para el intercambio y que, hasta ahora, se había llevado a cabo en papel o con archivos informáticos: los IIA (Inter Institutional Agreement) y los OLA (Online Learning Agreement). Los primeros, hacen referencia a los contratos suscritos entre dos universidades para posibilitar las movilidades; los segundos, a los acuerdos de estudios donde los alumnos especifican las asignaturas de su universidad de origen y destino. Por supuesto, la idea es ir integrando de forma progresiva otros de los procesos fundamentales para las movilidades Erasmus, como la candidatura (o «nominación») de los estudiantes de una universidad a otra, antes de iniciar la estancia en el extranjero, o la gestión de los reconocimientos académicos, una vez se ha finalizado la movilidad.
Por otra parte y de forma análoga, en lo que a los estudiantes se refiere, ya se encuentran disponibles las primeras versiones del portal web Online Learning Agreement y de la aplicación móvil Erasmus+ App. El primero limitará toda la gestión del contrato de estudios por parte del estudiante a un solo sitio web. Desde esta plataforma, a la que el alumno puede acceder con su correo institucional y una contraseña, será posible crear, modificar y suprimir información sobre los Online Learning Agreement, a los que nos hemos referido antes. Y no solo eso, sino que la información se sincronizará con el dashboard de las universidades de origen y destino del participante, para que aprueben o rechacen los cambios, según consideren oportuno.
En segundo lugar, la Erasmus+ App pretende convertirse en un portal de acceso rápido a las gestiones más destacables de los participantes. Todavía en construcción, ahora mismo solo permite que los alumnos envíen la información de sus candidaturas para una estancia en el extranjero. De nuevo, esta información se transferirá al dashboard de sus universidades de origen, de forma que cuenten con los datos necesarios para el proceso de adjudicación de destinos. Una primera versión de la aplicación se encuentra ya disponible en los proveedores más populares, como Apple Store o Google Play. Se prevé que a lo largo de los próximos años haya implementaciones de nuevas funcionalidades que engloben los trámites de todas las etapas del intercambio Erasmus. Además, esta aplicación contará con un componente más «social», ya que los estudiantes podrán escribir reseñas, publicar información sobre actividades culturales o generar foros de discusión.
En definitiva, el proceso de digitalización del programa Erasmus+ ha comenzado de manera paulatina, pero constante. Son numerosos los retos que surgirán en el camino: técnicos, administrativos o incluso socio-políticos. Recordemos que la Unión Europea se mantiene sobre algo tan abstracto como los ideales, los cuales, sin una materialización posterior, no disponen de un largo recorrido. En este sentido, Erasmus+ aboga por la multiculturalidad, por el progreso digital y por la inclusión social, todos ellos elementos clave del programa. La iniciativa Erasmus Without Papers se trata de una oportunidad estratégica para estrechar lazos entre los estados miembros y seguir ahondando en el sentimiento de pertenencia.
Javier Valero Casal
Coordinador Erasmus
Oficina de Movilidad Internacional
Universidad Nebrija
