Seguro que más de una vez, cuando has ido a buscar a la Biblioteca un libro o material que necesitabas, has visto que no figuraba en su catálogo. Y eso que el profesor o los compañeros te habían asegurado que podías encontrarlo allí. ¿Y ahora qué?: ¡lo necesitas para preparar la asignatura o consultar algunos datos que solo vas a encontrar ahí!
Bueno, antes de nada deberíamos asegurarnos de que hiciste bien la búsqueda en los catálogos: para echarte una mano en esto, no dudes en pedir ayuda a los bibliotecarios, y en consultar la Guía rápida del Catálogo-OPAC ~ Web Portal o el Manual del Catálogo-OPAC ~ Web Portal. Una vez confirmado que la Biblioteca no dispone del material que necesitas, tienes varias posibilidades para continuar, como por ejemplo intentar comprarlo, pedirlo prestado a alguien que lo tenga, buscar la información que necesitas en otra parte o —y esta es la opción que vamos a tratar en este artículo— pedirle al bibliotecario que lo adquiera para las colecciones de la Universidad.
Y es que la Red de Bibliotecas de la Universidad Nebrija pone a tu disposición un servicio de desideratas o solicitudes de compra para libros y otros materiales de los que no dispone todavía entre sus colecciones.
Lo primero que tenemos que hacer, como hemos dicho y antes de utilizar este servicio, es cerciorarnos de que, efectivamente, la Biblioteca no dispone del material que necesitamos. Para ello, es preciso hacer una búsqueda a propósito en los buscadores del Catálogo-OPAC ~ Web Portal y si el resultado es negativo, podemos plantearnos la solicitud. Si tienes dificultades para buscar o interpretar la información resultante tras las búsquedas, consúltanos.
Imagen: Vista de los subcatálogos de consulta. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
Lo segundo que tenemos que hacer es asegurarnos de que estamos en el portal web con una sesión identificada, es decir, que nos hemos identificado con nuestro usuario y contraseña al entrar. Si no ha sido así, y estamos en una sesión pública, tenemos que abrir una nueva sesión con identificación y accederemos así al portal con nuestra propia sesión, desde el área de Acceso identificado > Alumnos / PAS/PDI. Ahora sí podemos hacer una solicitud para los materiales que necesitamos.
Para ello, vamos a ir a nuestro espacio privado en el portal, al que llegaremos mediante el enlace Mi biblioteca, que vemos normalmente en la parte superior del portal. En esta sección, encontraremos información relativa a nuestros préstamos (con posibilidad de renovarlos), reservas y otros muchos servicios que podemos gestionar desde aquí. Entre ellos, se encuentra el servicio de desiderata.
En el menú superior de la página encontramos enlaces a los distintos servicios mencionados. Uno de ellos nos lleva a nuestro listado de desideratas, es decir, al histórico de aquellas solicitudes que hemos venido haciendo a lo largo del tiempo. Aquí podemos ver el estado en que se encuentran y comentarios u observaciones que nos hayan hecho desde la Biblioteca. También observamos, sobre el listado, un botón para añadir que nos permitirá iniciar una nueva solicitud. ¡Allá vamos!
Imagen: Vista del listado de desideratas. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
Al añadir una desiderata, el portal nos ofrecerá un formulario que tenemos que cumplimentar con la mayor cantidad de datos posibles, para identificar claramente la obra que necesitamos. Este formulario nos va a servir no sólo para hacer la solicitud, sino para ayudarnos a decidir también si, finalmente, debemos o no hacerla, ya que al mismo tiempo es un buscador que permite advertirnos sobre si la obra que vamos a solicitar existe ya en nuestras colecciones.
Así que si no hemos hecho antes el trabajo de búsqueda que te indicábamos, este es un buen momento para estar atentos a lo que nos dice el portal. Aquí podemos decidir si nos interesa incluir datos genéricos de la obra (por ejemplo sólo el título y el autor de la misma) o hacer una consulta más detallada, con datos específicos como la editorial, la fecha de publicación, el ISBN (número internacional identificativo para libros y monografías) o el ISSN (número internacional identificativo para revistas y publicaciones seriadas) En el primer caso, es posible que el catálogo encuentre más coincidencias con referencias que ya existen y, por tanto, nos ofrecerá más resultados, con lo que podemos ver si hay ya distintas ediciones de la obra que estamos solicitando y si alguna de ellas cubre nuestras necesidades. En el segundo caso, al incluir tantos detalles, las posibilidades de coincidencia se reducen, pues estamos especificando mucho la edición que queremos.
Imagen: Vista del formulario de desideratas. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
Al realizar una consulta o solicitud con datos muy genéricos, el catálogo nos devolverá, en muchos casos, una lista de obras que ya están en las colecciones y podrían coincidir con lo que solicitamos. Aquí es donde debemos repasar los resultados y decidir si, efectivamente, alguno coincide con lo que buscamos y no se hace necesario seguir adelante, o si ninguna de las ediciones coincide con nuestra solicitud, en cuyo caso procederemos a validarla para que la obra se adquiera e incorpore a las colecciones. Si el catálogo no ha encontrado coincidencias entre los fondos ya existentes y nuestra solicitud, procederá automáticamente a su confirmación y la incorporará a nuestra lista de desideratas realizadas.
Imagen: Vista de la lista de resultados. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
Es importante determinar cuándo alguna edición de las que aparecen entre los resultados coincidentes puede resolver nuestra necesidad, incluso si no es exactamente la que buscábamos. Y es que en el caso de los libros, por ejemplo, aunque también en el de otros materiales como películas, etc. una obra o título concreto puede tener más de una edición, es decir, distintas versiones que han ido actualizando su contenido a lo largo del tiempo. A veces, una edición anterior a la que buscábamos en principio, puede resolver nuestra necesidad informativa haciendo innecesaria una solicitud de actualización. Evaluado esto, decidiremos cuál de estas tres acciones llevaremos a cabo en función de nuestra situación:
- Volver al formulario: los resultados en pantalla no nos acaban de aclarar si la obra que buscamos está o no en los catálogos. Quizás son muchos resultados y algo confusos. Si volvemos al formulario, podemos rehacer la consulta y ser más específicos añadiendo más datos, para cerciorarnos de que la lista de resultados decrece y podemos evaluarlos mejor.
- Confirmar tu solicitud si lo que pides no está aquí: tenemos claro que el título o la edición del mismo que buscamos no está en el catálogo, así que vamos a confirmar la solicitud para que la Biblioteca adquiera la obra. Incluso con las cosas así de claras, deberíamos volver al formulario y completar los campos en lo posible si sólo hicimos una consulta genérica, ya que la Biblioteca necesitará todos los datos identificativos que tengamos de la obra para localizarla correctamente y con la máxima rapidez posible. Después, podemos confirmar definitivamente la solicitud.
- Asociar tu solicitud al título que selecciones de la lista siguiente: si hemos localizado un título y edición que se corresponde con nuestra búsqueda o, en su caso, satisface nuestras necesidades, podemos hacer dos cosas: a) volver al formulario y, desde allí, cancelar la solicitud; b) asociar nuestra solicitud a ese título, solicitando así una copia o ejemplar más de la obra, lo que podría tener sentido en casos en que consideremos que hay pocas copias y queremos sugerir que se amplíe el parque de ejemplares, una sugerencia, en todo caso, que la Biblioteca evaluará y sobre la que decidirá a posteriori.
Si hemos decidido confirmar o asociar la solicitud desde el listado de posibles coincidencias, nuestro listado personal de desideratas se actualizará para mostrarnos su confirmación. Según y la gestión de la misma se vaya resolviendo, la información de este nuevo ítem irá cambiando para anunciarnos el estado de nuestra solicitud. Por último, conviene que señalemos que el campo Otra información del formulario, nos ayudará a especificar detalles concretos de nuestra solicitud de los que queremos informar a la Biblioteca, como por ejemplo si estamos solicitando una edición nueva porque las existentes no nos son válidas para nuestros fines, o si pedimos un ejemplar adicional porque el existente tiene mucho préstamo y nos es difícil acceder al mismo, etc. Utilicemos este campo para completar la solicitud aclarando cualquier punto que consideremos será de utilidad para que la Biblioteca valore adecuadamente nuestra petición.
Imagen: Vista de la lista actualizada de desideratas. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
Otra forma de solicitar ejemplares adicionales de una obra consiste en pedirlos, de forma más integrada e intuitiva, a través de la navegación del catálogo, cuando estamos haciendo consultas a través de los buscadores del portal y encontramos algún título que nos interesa.
Imagen: Vista del título localizado en una consulta. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
En la pestaña Ejemplares correspondiente al título que tenemos en pantalla, veremos la lista de ejemplares ya existentes y un enlace en la zona superior llamado Comprar uno más. Este enlace equivale a asociar una nueva solicitud de ejemplar adicional al título, lo que inmediatamente traspondrá los datos básicos del título a nuestro viejo conocido formulario de desideratas, y tras pinchar en Aceptar confirmará la solicitud añadiéndola a nuestro listado de desideratas realizadas.
Imagen: Vista de la información de los ejemplares existentes con el enlace para solicitar una copia adicional. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
La Biblioteca evaluará, como anteriormente advertimos, la necesidad real de incorporar nuevos ejemplares al título basándose en criterios como la cobertura existente a través de las copias ya disponibles, la existencia paralela de ediciones electrónicas, etc.
Hasta aquí, hemos visto las posibilidades y canales para solicitar fondos y materiales a través del servicio de desideratas, pero si eres personal docente e investigador, profesor, y quieres solicitar materiales para tus asignaturas y docencia que no se encuentran en los catálogos, tienes un canal diferente (y obligado) para hacerlo, a través de un formulario específico que encontrarás en nuestra página de Adquisiciones, al que serás igualmente remitido, para este caso, desde el formulario de desideratas que hemos visto antes.
Imagen: Vista de la página ‘Adquisiciones’ en el Catálogo-OPAC ~ Web Portal. Fuente: Servicio de Biblioteca (Universidad Nebrija)
En esta página encontrarás explicadas las diferencias entre el servicio de desideratas y el de solicitud de bibliografías académicas, recomendaciones para la búsqueda y la solicitud de fondos, así como el formulario mencionado, tras cuya cumplimentación deberás enviarnos a las cuentas de correo biblioteca@nebrija.es o bibliosr@nebrija.es (en este último caso si tus solicitudes son para la Biblioteca San Rafael-Nebrija).
Ahora ya puedes solicitar los materiales que no tengas a tu disposición en nuestras colecciones en la seguridad de que, si no nos pides la luna, ¡haremos lo imposible por conseguírtelos!
Rafael Jiménez
Servicio de Biblioteca